Reklamationen, Werkszeugnisse und Anfragen landen vorsortiert bei der richtigen Abteilung
Mit dem Automatisierungswerkzeug n8n entstehen Abläufe, die Mails und Anhänge aus Ihren Postfächern lesen, Angaben wie Teilenummer, Charge oder Bestellnummer herausziehen und den Vorgang dort vorbereiten, wo er bearbeitet wird. Entschieden und freigegeben wird weiterhin von Ihren Leuten.
Wo es heute hakt
In einem mittelständischen Werk laufen täglich Dutzende Eingänge über allgemeine Postfächer: der Lieferabruf eines Kunden, das Abnahmeprüfzeugnis 3.1 zur letzten Stahllieferung, eine Reklamation mit Fotos vom Schadteil, die Preisanfrage mit Zeichnung im Anhang. Bevor daran überhaupt gearbeitet wird, muss jemand die Mail öffnen, verstehen, worum es geht, Nummern abschreiben und weiterleiten.
Diese Vorarbeit bleibt oft an wenigen Personen im Innendienst, in der Qualitätssicherung oder im Einkauf hängen. Ist jemand im Urlaub, wartet der Vorgang, und die Frage, wo das Zeugnis zur Charge abgelegt wurde, beantwortet später nur das Postfach dieser Person.
Was wir in Produktionsbetrieben automatisieren
Eine Auswahl an Abläufen für Produktionsbetriebe in Österreich, sortiert nach Abteilungen. Jeder Ablauf bereitet vor, Ihr Team prüft und gibt frei. Welcher davon in Ihrem Werk am meisten Zeit freimacht, klären wir im Erstgespräch.
Qualität und Reklamationen
- Kundenreklamationen aus dem Postfach als vorbereiteten Vorgang anlegen, mit Kunde, Sachnummer, Lieferschein, Fehlerbild und Fotos
- Frühere 8D-Berichte mit ähnlichem Fehlerbild zum neuen Vorgang heraussuchen
- Eingangsbestätigung an den Kunden als Entwurf vorbereiten, verschickt nur nach Freigabe
- Nachweise für ein Audit nach ISO 9001 aus den Ablagen zusammenstellen
Einkauf und Wareneingang
- Werkszeugnisse aus Lieferantenmails nach Lieferant, Werkstoff und Charge ablegen
- Fehlt zu einer Lieferung das Zeugnis, eine Erinnerung an den Lieferanten als Entwurf vorbereiten
- Auftragsbestätigungen mit der Bestellung abgleichen und Abweichungen bei Termin, Menge oder Preis markieren
- Eingangsrechnungen von Lieferanten erkennen, sauber benennen und für die Buchhaltung ablegen
Vertrieb und Innendienst
- Aus Preisanfragen mit Zeichnung Werkstoff, Stückzahl und Wunschtermin herauslesen und fehlende Angaben markieren
- Die Rückfrage an den Kunden als Entwurf vorbereiten
- Bestellungen und Lieferabrufe von Kunden für den Innendienst zusammenfassen, statt sie abzutippen
- Anfragen nach REACH- und RoHS-Erklärungen mit den passenden Belegen aus Ihren Unterlagen vorbereiten
Service und Ersatzteile
Technik und Dokumentation
Personal und Geschäftsführung
- Bewerbungen für Lehrstellen und Schichtarbeit aus dem Postfach sammeln und vollständig an die Personalabteilung übergeben, ohne sie zu bewerten
- Stellenanzeigen mit dem in Österreich vorgeschriebenen Hinweis auf das kollektivvertragliche Mindestentgelt vorbereiten
- Wochenübersicht für die Geschäftsführung mit offenen Reklamationen, fehlenden Zeugnissen und abweichenden Auftragsbestätigungen
Was das in der Praxis heißt
Beispiele für mögliche Abläufe, keine Kundenfälle. Was bei Ihnen sinnvoll ist, klären wir im Erstgespräch.
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Kundenreklamation als vorbereiteter Vorgang
Eine Reklamation kommt per Mail. Der Ablauf liest Kunde, Sachnummer, Lieferschein und Fehlerbeschreibung heraus, legt Fotos und Anhänge zusammen ab und stellt den Vorgang der Qualitätssicherung zur Bewertung bereit. Denkbar ist auch, dass der Eintrag direkt im CAQ-System entsteht, also in der Software, mit der die Qualität Reklamationen und Prüfungen verwaltet.
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Werkszeugnisse nach Lieferant und Charge ablegen
Zeugnisse, die Lieferanten per Mail schicken, wandern mit einem sprechenden Dateinamen in die Zeugnisablage, sortiert nach Lieferant, Werkstoff und Charge. Fehlt bei einer Lieferung das Zeugnis, kann der Einkauf eine Erinnerung als Entwurf bekommen.
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Anfrage mit Zeichnung für den Vertrieb aufbereiten
Bei einer Preisanfrage werden Werkstoff, Stückzahl, gewünschter Termin und Anhänge zusammengefasst. Der Vertriebsinnendienst sieht auf einen Blick, was fehlt, und bekommt einen Entwurf für die Rückfrage an den Kunden.
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Lieferabrufe und Auftragsbestätigungen abgleichen
Eingehende Auftragsbestätigungen von Lieferanten werden mit den Angaben aus der Bestellung verglichen. Abweichungen bei Termin, Menge oder Preis markiert der Ablauf für den Einkauf. Die Bestelldaten kommen dafür typischerweise aus dem ERP-System, also dem Programm für Aufträge, Bestellungen und Lager.
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Serviceeinsätze vorbereiten
Meldet ein Kunde eine Störung, sammelt der Ablauf Maschinentyp, Seriennummer und Schilderung und legt für den Kundendienst eine Einsatznotiz mit den passenden Unterlagen an.
So läuft es ab
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Ablauf auswählen
Wir suchen gemeinsam einen Eingang aus, der häufig vorkommt und klar beschrieben werden kann, zum Beispiel Reklamationen oder Zeugnisse. Ein Ablauf zum Start ist besser als zehn halbe.
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Zugänge und Systeme prüfen
Wir sehen uns Postfächer, Ablagen und beteiligte Programme an. Welche davon sich anbinden lassen, prüfen wir im Einzelfall und schreiben es ins Angebot, bevor etwas gebaut wird.
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Probelauf mit echten Vorgängen
Der Ablauf läuft zunächst mit Eingängen aus Ihrem Werk mit, ohne dass etwas Endgültiges passiert. Ihr Team prüft die Ergebnisse und meldet, wo nachgeschärft werden muss.
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Betrieb und Anpassung
Danach läuft der Ablauf im Alltag. Ändern sich Formulare, Lieferanten oder Zuständigkeiten, passt Goma-IT ihn an.
Was bewusst nicht dazugehört
- Die Abläufe bereiten vor und sortieren. Ob eine Reklamation anerkannt, ein Zeugnis akzeptiert oder ein Angebot abgegeben wird, entscheidet weiterhin jemand aus Ihrem Haus.
- Nachrichten an Kunden oder Lieferanten entstehen als Entwurf und gehen erst nach Freigabe hinaus.
- Anbindungen an Maschinensteuerungen, MES- oder IoT-Plattformen und vorausschauende Wartung sind nicht Teil des Angebots. Automatisiert wird rund um Mails, Dokumente und Büroprogramme.
Ihre Daten
n8n betreibt Goma-IT selbst, auf Servern bei Hostinger in der EU. Wo ein Ablauf Text verstehen oder zusammenfassen muss, wird ein Sprachmodell genutzt; welches (zum Beispiel Azure OpenAI, OpenAI oder Anthropic), legen wir je Projekt fest und Ihnen vorab offen. Ihre Programme und Ablagen bleiben, wo sie sind.
Häufige Fragen
Welche Abläufe eignen sich für den Anfang?
Solche, die oft vorkommen und immer ähnlich aussehen: Reklamationen, Zeugnisse, Auftragsbestätigungen oder Anfragen über ein Kontaktformular. Seltene Sonderfälle bleiben besser beim Menschen.
Lässt sich unser ERP einbeziehen?
Das hängt von System, Version und den vorhandenen Schnittstellen ab, also den offiziellen Zugängen, über die Programme Daten austauschen. Viele Abläufe beginnen ohnehin im Postfach und in der Dateiablage und brauchen das ERP erst in einem zweiten Schritt.
Was passiert, wenn der Ablauf eine Mail falsch einordnet?
Deshalb gibt es die Freigabe. Unklare Fälle landen bei einer zuständigen Person, statt automatisch weiterzulaufen. Im Probelauf sehen Sie, wie oft das vorkommt.
Müssen wir n8n selbst betreiben?
Nein. Goma-IT betreibt n8n auf eigenen Servern und kümmert sich um Wartung und Anpassungen. Ihre IT stellt nur die nötigen Zugänge bereit.
Gehört auch die Auswertung von Maschinendaten dazu?
Nein. Maschinen- und Sensordaten, MES und Predictive Maintenance sind nicht Teil des Angebots.
Passt dazu
Ratgeber zum Thema
- Können Werkszeugnisse aus Lieferantenmails automatisch nach Charge abgelegt werden?
- Preisanfrage mit Zeichnung im Anhang: Kann eine KI die Eckdaten fürs Angebot herausziehen?
- Was ist n8n, und braucht ein Produktionsbetrieb so etwas überhaupt?
- Was kostet es uns eigentlich, wenn der Innendienst weiterhin Bestellungen und Zeugnisse abtippt?
Passt das zu Ihrem Werk?
Im Erstgespräch sehen wir uns Ihre Abläufe an und sagen ehrlich, ob sich dieser Baustein für Sie lohnt.
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