Was kostet es uns eigentlich, wenn der Innendienst weiterhin Bestellungen und Zeugnisse abtippt?

Wie viel das Abtippen kostet, steht in keiner Buchhaltung. Sie können es aber selbst abschätzen: Zählen Sie die Vorgänge, messen Sie die Minuten pro Vorgang und notieren Sie, was durch Fehler und Wartezeiten passiert. Mit diesen drei Größen sehen Sie, ob eine Automatisierung sich überhaupt lohnen kann, bevor Sie darüber mit einem Anbieter sprechen.

Warum taucht das Abtippen nirgends auf?

Weil es verteilt passiert. Die Assistenz im Einkauf überträgt Liefertermine aus Auftragsbestätigungen, der Vertriebsinnendienst tippt Bestellungen aus PDF-Dateien ins ERP, die Qualitätssicherung schreibt Chargennummern aus Zeugnissen ab. Niemand hat „Abtippen“ als Aufgabe im Stellenprofil, es ist einfach Teil des Tages. Deshalb wird es auch selten hinterfragt.

Wie rechnet man das für den eigenen Betrieb?

Wählen Sie einen Vorgang aus, etwa Kundenbestellungen per PDF. Dann ermitteln Sie über zwei, drei normale Wochen:

1. Menge: Wie viele solche Vorgänge kommen pro Woche herein?
2. Zeit: Wie viele Minuten braucht eine Person pro Vorgang vom Öffnen der Mail bis zum fertigen Eintrag? Am besten stoppen die Betroffenen selbst ein paar Vorgänge mit.
3. Stundensatz: Welche internen Kosten setzen Sie für eine Stunde dieser Tätigkeit an? Die Zahl kennt Ihr Controlling.

Menge mal Zeit mal Stundensatz ergibt die reinen Kosten der Handarbeit. Das ist eine Schätzung, aber eine aus Ihrem Betrieb und nicht aus einer Werbebroschüre.

Welche Kosten kommen dazu?

Die reine Tippzeit ist oft der kleinere Teil. Wichtiger sind die Folgen:

• Tippfehler: Ein Zahlendreher in der Artikelnummer, und es wird das falsche Teil gefertigt oder geliefert.
• Wartezeit: Bestellungen, die am Freitag eintreffen, werden erst am Montag erfasst. Die Auftragsbestätigung an den Kunden verzögert sich.
• Abhängigkeit: Wenn nur eine Person weiß, wie bestimmte Kundenbestellungen zu lesen sind, steht im Urlaub alles.
• Unterbrechungen: Wer ständig von der eigentlichen Aufgabe zum Abschreiben wechselt, verliert jedes Mal Konzentration.

Diese Punkte lassen sich schwerer in Euro fassen. Notieren Sie trotzdem, wie oft so etwas im Messzeitraum vorkommt. Das zeigt, wo der Schmerz wirklich liegt.

Ab wann lohnt sich ein automatischer Ablauf?

Eine feste Grenze gibt es nicht. Als Daumenregel gilt: Je häufiger und gleichförmiger ein Vorgang ist, desto eher rechnet sich ein Ablauf. Seltene Vorgänge mit vielen Sonderfällen bleiben besser beim Menschen. Wichtig ist auch, dass ein Ablauf nach dem Start gepflegt werden muss, wenn sich Formulare, Lieferanten oder Programme ändern. Das gehört in die Rechnung.

Welche Vorgänge eignen sich zum Messen?

Am besten die, über die im Büro ohnehin geklagt wird. In Produktionsbetrieben sind das häufig Kundenbestellungen als PDF, Auftragsbestätigungen von Lieferanten, Werkszeugnisse, Lieferscheine und Reklamationen. Wählen Sie für den Anfang einen einzigen Vorgang und messen Sie ihn gründlich, statt fünf nur grob zu schätzen. Fragen Sie die Kolleginnen und Kollegen, die die Arbeit machen. Sie wissen am besten, wo die Sonderfälle stecken, die die Zeit fressen.

Was sollte man vor dem Rechnen nicht tun?

Sich auf allgemeine Prozentangaben zu verlassen. Aussagen wie „spart die Hälfte der Zeit“ sagen nichts über Ihre Vorgänge aus. Wer die eigenen drei Größen kennt, kann jedes Angebot nüchtern dagegenhalten, auch eines von Goma-IT.

Was ist ein guter nächster Schritt?

Mit den gemessenen Zahlen ins Gespräch gehen. Dann lässt sich gemeinsam einschätzen, welcher Vorgang sich zuerst eignet und was dafür nötig wäre. Beispiele für typische Abläufe im Werk zeigt die Seite Abläufe automatisieren.