Wie gleicht ein Produktionsbetrieb Auftragsbestätigungen für Zukaufteile automatisch mit der Bestellung ab?

Der Abgleich funktioniert in drei Schritten: Auftragsbestätigung auslesen, die zugehörige Bestellung finden, beide Positionen vergleichen. Was übereinstimmt, wird abgelegt. Was abweicht, landet mit einer klaren Gegenüberstellung beim Einkauf. Entscheiden, ob die Abweichung akzeptiert wird, muss weiterhin jemand aus Ihrem Haus.

Warum das in vielen Betrieben liegen bleibt

Eine Auftragsbestätigung, kurz AB, ist die Antwort des Lieferanten auf Ihre Bestellung. Darin steht, was er tatsächlich liefert, wann und zu welchem Preis. In der Praxis weicht das häufiger von der Bestellung ab, als man denkt: Ein Liefertermin rutscht um zwei Wochen, eine Verpackungseinheit wird aufgerundet, ein Preis wurde inzwischen angepasst.

Im Tagesgeschäft wird die AB oft nur überflogen und abgelegt. Auffällig wird die Abweichung dann erst, wenn das Material in der Fertigung fehlt oder die Rechnung höher ist als erwartet.

Wie läuft ein automatischer Abgleich ab?

Ein Beispiel aus einem Betrieb mit vielen Zukaufteilen:

• Die AB kommt per Mail als PDF. Der Ablauf liest Bestellnummer, Positionen, Mengen, Preise und Liefertermine heraus.
• Mit der Bestellnummer holt er die Bestellung aus dem ERP-System, also aus dem Programm, in dem Ihre Bestellungen angelegt werden.
• Er vergleicht Position für Position. Toleranzen legen Sie fest, etwa ob ein Tag Terminverschiebung schon gemeldet werden soll.
• Bei Übereinstimmung wird die AB unter der Bestellnummer abgelegt. Bei Abweichungen bekommt die zuständige Person eine Übersicht: bestellt, bestätigt, Unterschied.

Auf Wunsch entsteht zusätzlich ein Entwurf für die Rückfrage an den Lieferanten. Er geht erst hinaus, wenn ihn jemand freigibt.

Welche Daten braucht der Ablauf?

Ohne die Bestelldaten gibt es nichts zum Vergleichen. Deshalb ist der Zugang zum ERP hier der entscheidende Punkt. Möglich sind je nach System eine Schnittstelle, also ein offizieller Zugang für den Datenaustausch zwischen Programmen, ein Zugriff, der nur liest, oder ein regelmäßiger Export als Datei. Welcher Weg bei Ihrem System und Ihrer Version in Frage kommt, klären wir in der Prüfung, bevor ein Angebot entsteht. Einen Überblick gibt die Seite ERP-Anbindung.

Was der Abgleich nicht ersetzt

Ob ein späterer Termin für die Fertigung tragbar ist, weiß die Arbeitsvorbereitung. Ob ein höherer Preis berechtigt ist, weiß der Einkauf, weil er die Absprachen mit dem Lieferanten kennt. Der Ablauf liefert die Gegenüberstellung, aber nicht die Bewertung. Er sollte auch keine Termine im ERP selbstständig ändern, solange Sie das nicht ausdrücklich so festlegen und im Probelauf geprüft haben.

Was passiert, wenn gar keine Bestätigung kommt?

Auch das ist eine Abweichung, nur eine stille. Manche Lieferanten bestätigen erst auf Nachfrage oder gar nicht. Ein Ablauf kann prüfen, zu welchen Bestellungen nach einer von Ihnen gewählten Zahl von Tagen noch keine Auftragsbestätigung eingegangen ist, und dem Einkauf eine Liste geben. Auf Wunsch liegt für jeden Fall eine freundliche Erinnerung an den Lieferanten als Entwurf bereit. Ob sie hinausgeht, entscheidet die Einkäuferin, denn manche Lieferanten haben telefonisch längst zugesagt.

Wann sich das lohnt

Der Aufwand rechnet sich vor allem, wenn viele Bestellungen mit mehreren Positionen laufen und Abweichungen spürbare Folgen haben, etwa Stillstand an einer Linie oder Nachverhandlungen bei Rechnungen. Wer im Monat eine Handvoll Bestellungen bei immer denselben zwei Lieferanten hat, kommt mit einer sorgfältigen Sichtprüfung oft gut aus.

Wie startet man?

Am besten mit einer überschaubaren Gruppe: einige Lieferanten, die regelmäßig bestätigen, und klar definierte Prüfpunkte. Mehr zum Umfeld Einkauf finden Sie im Anwendungsfall Einkauf und Lieferantenunterlagen.