Wo Ihre technischen Unterlagen verarbeitet werden
Zeichnungen, Prüfpläne und Kundenspezifikationen sind Betriebsgeheimnisse. Auf dieser Seite steht, wo Wissensdatenbank und Automatisierungen laufen, welche Dienste beteiligt sind und welche Wahl Sie haben.
Die drei Bausteine
- Ein Server nur für Ihr Unternehmen
- Eingelesene Dokumente und Suchindex liegen auf einem Server, den wir ausschließlich für Ihr Unternehmen einrichten. Standort ist das Rechenzentrum von Hetzner in Falkenstein in Deutschland. Eine gemeinsame Datenbank mehrerer Kunden gibt es nicht.
- Texterkennung und Sprachmodell
- Für das Lesen von Scans (Texterkennung) und das Formulieren von Antworten (Sprachmodell, also die KI, die Text versteht und schreibt) nutzt das System Dienste von Microsoft Azure in der EU-Datenzone. Das heißt: Die Verarbeitung findet in Rechenzentren innerhalb der EU statt. Beim Einlesen werden gescannte Dokumente zur Texterkennung verarbeitet. Für eine Antwort gehen nur die jeweils passenden Ausschnitte an das Sprachmodell, nicht Ihr ganzes Archiv. Ihre Unterlagen werden nicht verwendet, um Modelle zu trainieren. Für die Texterkennung nutzen wir Azure AI Document Intelligence, als Sprachmodell Azure OpenAI in der EU-Datenzone.
- Automatisierungen mit n8n
- Abläufe wie das Einsortieren von Zeugnissen oder Reklamationsmails laufen mit dem Automatisierungswerkzeug n8n auf Servern, die Goma-IT selbst betreibt. Die Server stehen bei Hostinger in einem Rechenzentrum in der EU. Welche Sprachmodelle ein Ablauf nutzt (zum Beispiel Azure OpenAI, OpenAI oder Anthropic), legen wir je Projekt fest und Ihnen vorab offen.
Die Angaben zu Texterkennung und Sprachmodell beziehen sich auf die Wissensdatenbank. Bei Automatisierungen, beim Website-Chatbot und bei der Content-Automatisierung hängt es von der jeweiligen Einrichtung ab, welche Dienste und Sprachmodelle Eingaben und Entwürfe verarbeiten; dabei können auch Anbieter außerhalb der EU beteiligt sein. Welche das sind, legen wir Ihnen vor dem Start schriftlich offen. Bei einer lokalen KI läuft das Sprachmodell auf Hardware in Ihrem Werk.
Rechenzentrum oder Werk?
Welche Variante passt, hängt von Ihren Vorgaben und denen Ihrer Kunden ab. Wir klären das im Erstgespräch.
| Eigener Server in Deutschland | Im eigenen Werk | |
|---|---|---|
| Speicherort | Hetzner, Falkenstein | Hardware in Ihrem Unternehmen |
| Sprachmodell | Microsoft Azure, EU-Datenzone | eigenes Modell auf Ihrer Hardware, ausgewählt nach dem Machbarkeits-Check |
| Voraussetzung bei Ihnen | Internetzugang | passender Rechner im Netzwerk |
| Betreuung | durch Goma-IT | durch Goma-IT per Fernzugang, den Sie freigeben |
Fragen von IT und Datenschutz
Wer bei Goma-IT hat Zugriff auf unsere Unterlagen?
Für Einrichtung und Wartung braucht Goma-IT technischen Zugang zum Server. Umfang und Bedingungen regeln wir in einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung, bevor Daten verarbeitet werden.
Dürfen Unterlagen mit Geheimhaltungsvereinbarung in die Wissensdatenbank?
Das hängt von der jeweiligen Vereinbarung mit Ihrem Kunden oder Lieferanten ab und entscheiden Sie. Sie bestimmen, welche Ordner einfließen; kritische Bestände bleiben draußen oder werden nur im Werk verarbeitet.
Werden personenbezogene Daten anonymisiert?
Sie steuern über die Auswahl der Ablagen, was überhaupt eingelesen wird. Personalunterlagen gehören in der Regel nicht dazu. Wer möchte, bekommt zusätzlich eine Pseudonymisierung von Namen und Kontaktdaten vor der Verarbeitung im Sprachmodell; die Einrichtung klären wir je Werk.
Braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Ja, weil Goma-IT Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Diesen Vertrag schließen wir mit Ihnen ab, bevor die Verarbeitung beginnt.
Wie diese Website selbst Daten verarbeitet, regelt die Datenschutzerklärung.
Ratgeber zum Thema
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Wir gehen Aufbau und Verträge gern mit Ihrer IT-Leitung oder Ihrem Datenschutzbeauftragten durch.
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