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Ein Chatbot, der Produktfragen beantwortet und vollständige Ersatzteilanfragen an den Innendienst gibt

Der Chatbot auf Ihrer Website antwortet aus Inhalten, die Sie freigeben, auch außerhalb der Bürozeiten. Wird es konkret, sammelt er die Angaben, die Ihr Innendienst für ein Angebot braucht, und gibt die Anfrage weiter.

Wo es heute hakt

Über das Kontaktformular kommen Anfragen wie „Brauche Dichtungssatz für unsere Presse“, ohne Typ, ohne Baujahr, ohne Seriennummer. Bevor der Vertriebsinnendienst ein Angebot schreiben kann, folgen zwei, drei Rückfragen per Mail oder Telefon, und der Kunde wartet.

Dazu kommen Fragen, die sich mit einem Blick ins Datenblatt beantworten ließen: Welche Ausführung ist für Lebensmittelkontakt gedacht, welche Anschlussmaße hat das Modell, wo gibt es die Montageanleitung? Händler und Monteure stellen sie oft am Abend oder am Wochenende.

Was das in der Praxis heißt

Beispiele für mögliche Abläufe, keine Kundenfälle. Was bei Ihnen sinnvoll ist, klären wir im Erstgespräch.

  • Ersatzteilanfrage vervollständigen

    Ein Kunde sucht ein Verschleißteil. Der Chatbot fragt nach Maschinentyp, Seriennummer, Baujahr und Stückzahl. Beim Innendienst kommt eine Anfrage an, mit der sich arbeiten lässt.

  • Produktfragen aus Datenblättern beantworten

    Fragen zu Abmessungen, Werkstoffen oder lieferbaren Varianten beantwortet er aus freigegebenen Datenblättern und Produktseiten.

  • Rückruf mit dem Außendienst vereinbaren

    Möchte jemand ein Projekt besprechen, schlägt der Chatbot freie Zeiten aus dem Kalender vor, etwa aus Outlook oder Google Kalender, und trägt den Termin ein.

  • Unterlagen zum Download finden

    Monteure und Händler fragen nach Montageanleitung, Konformitätserklärung oder Pflegehinweisen. Der Chatbot führt zum passenden öffentlichen Dokument auf Ihrer Website.

  • Fragen von Bewerbenden

    Wer sich für eine Lehrstelle oder einen Posten in der Fertigung interessiert, bekommt Antworten zu Schichtmodell, Ausbildung und Ablauf der Bewerbung, soweit Sie diese Inhalte freigeben.

So läuft es ab

  1. Fragen sammeln

    Wir gehen mit Vertrieb und Service durch, welche Fragen immer wieder kommen und welche Angaben für eine vollständige Anfrage nötig sind.

  2. Inhalte freigeben

    Sie bestimmen, aus welchen Seiten und Dokumenten der Chatbot antworten darf. Interne Unterlagen bleiben draußen.

  3. Dienste offenlegen und testen

    Ihr Innendienst stellt dem Chatbot typische Anfragen von Betreibern und Händlern, auch absichtlich unvollständige. Parallel bekommen Sie eine schriftliche Aufstellung der beteiligten Dienste. Erst danach geht er online.

  4. Start und Nachschärfen

    Nach dem Start sehen wir uns an, wo er weitergeben musste, und ergänzen Inhalte, wenn dieselbe Lücke öfter auftaucht.

Was bewusst nicht dazugehört

  • Verbindliche Aussagen zu Preis, Lieferzeit oder technischer Eignung für einen bestimmten Einsatz macht er nicht. Die bleiben bei Vertrieb und Anwendungstechnik.
  • Er antwortet nur aus freigegebenen Inhalten und übergibt an Ihr Team, wenn er nicht weiterweiß.
  • Ein Chatbot lohnt sich nur, wenn auf Ihrer Website tatsächlich wiederkehrende Fragen gestellt werden. Bei wenigen, sehr individuellen Projektanfragen ist ein gutes Kontaktformular oft die bessere Wahl.

Ihre Daten

Seriennummern, Firmennamen und Kontaktdaten, die Kunden im Chat eintippen, laufen über Dienste, die Sie vor dem Start schriftlich aufgelistet bekommen. Abhängig von der Einrichtung kann darunter auch ein Anbieter mit Sitz außerhalb der EU sein. Im Chatfenster steht von Anfang an, dass hier eine KI antwortet (Art. 50 Abs. 1 AI Act, gilt seit 2. August 2026).

Mehr zu Datenschutz und Hosting

Häufige Fragen

Woher weiß der Chatbot, was er sagen darf?

Er antwortet nur aus Inhalten, die Sie freigeben, etwa Produktseiten, Datenblätter oder öffentliche Ersatzteillisten. Was dort nicht steht, gibt er an Ihr Team weiter.

Kann er Preise und Lieferzeiten nennen?

Verbindlich nicht. Er nimmt die Anfrage vollständig auf, das Angebot schreibt Ihr Vertrieb.

Erkennen Besucher, dass sie mit einer KI schreiben?

Ja. Der Chatbot ist als KI gekennzeichnet. Das schreibt Art. 50 Abs. 1 AI Act seit 2. August 2026 vor.

Kann er Termine eintragen?

Er kann freie Zeiten aus einem Kalender wie Outlook oder Google Kalender vorschlagen und den gewählten Termin eintragen. Wie das mit Ihrem Kalender umgesetzt wird, klären wir bei der Einrichtung.

Lohnt sich das für einen Zulieferer ohne Endkundengeschäft?

Nur, wenn auf der Website regelmäßig ähnliche Fragen ankommen, etwa von Händlern, Monteuren oder Bewerbenden. Das sehen wir uns im Erstgespräch gemeinsam an.

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Im Erstgespräch sehen wir uns Ihre Abläufe an und sagen ehrlich, ob sich dieser Baustein für Sie lohnt.

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