Können Werkszeugnisse aus Lieferantenmails automatisch nach Charge abgelegt werden?

Werkszeugnisse lassen sich gut automatisch ablegen, weil sie fast immer gleich aufgebaut sind: Lieferant, Werkstoffbezeichnung, Schmelze oder Charge, Bestellnummer, Prüfwerte. Ein Ablauf kann diese Angaben aus dem PDF lesen und die Datei dorthin legen, wo sie später gesucht wird. Die Freigabe des Materials bleibt Sache der Qualitätssicherung.

Warum Zeugnisse heute so oft im Postfach hängen bleiben

Ein Abnahmeprüfzeugnis 3.1 nach EN 10204 ist die Bestätigung des Herstellers, dass das gelieferte Material geprüft wurde, mit den Prüfergebnissen für genau diese Lieferung. Viele Lieferanten schicken es als PDF an eine allgemeine Adresse, manchmal an den Einkauf, manchmal an die Warenannahme, manchmal an eine Person, die vor zwei Jahren die Bestellung angelegt hat.

Dort wartet es, bis jemand Zeit hat, es umzubenennen und in den richtigen Ordner zu ziehen. Wenn ein Kunde Monate später nach dem Zeugnis zu einer bestimmten Charge fragt, beginnt die Suche im Postfach eines Kollegen.

Was ein Ablauf dabei konkret übernimmt

Ein Beispiel, wie so ein Ablauf aussehen kann:

1. Eine Mail mit PDF-Anhang kommt in das Postfach für Zeugnisse.
2. Der Ablauf erkennt, dass es sich um ein Werkszeugnis handelt, und liest Lieferant, Werkstoff, Charge und Bestellnummer heraus.
3. Die Datei bekommt einen Namen nach festem Muster, etwa Lieferant, Charge und Datum, und wandert in den passenden Ordner.
4. Passt etwas nicht zusammen oder fehlt eine Angabe, geht der Vorgang an eine zuständige Person zur Klärung.

Für den zweiten Schritt wird ein Sprachmodell genutzt, also eine KI, die Text versteht. Sie ist bei unterschiedlich gestalteten Zeugnissen hilfreich, weil nicht jeder Lieferant die Charge an derselben Stelle nennt.

Wie erkennt der Ablauf fehlende Zeugnisse?

Dafür braucht er einen Vergleich: Welche Lieferungen sind eingegangen, und zu welchen davon liegt noch kein Zeugnis vor? Diese Information steht meist im ERP-System, dem Programm für Bestellungen und Wareneingang. Ist ein lesender Zugriff auf diese Daten möglich, kann der Einkauf eine Liste offener Zeugnisse bekommen oder einen Entwurf für die Erinnerung an den Lieferanten. Abgeschickt wird der Entwurf erst, wenn jemand ihn freigibt.

Was bleibt bei der Qualitätssicherung?

Die fachliche Bewertung. Ob die Zugfestigkeit im geforderten Bereich liegt, ob die Werkstoffbezeichnung wirklich der Bestellung entspricht oder ob ein 2.2-Zeugnis statt eines 3.1 akzeptiert werden kann, ist eine Entscheidung mit Verantwortung. Ein Ablauf kann Werte nebeneinanderstellen und Auffälligkeiten markieren. Er sollte aber keine Charge selbstständig freigeben oder sperren.

Welche Voraussetzungen sollten erfüllt sein?

• Ein eigenes Postfach oder eine Weiterleitungsregel, damit Zeugnisse an einem Ort ankommen.
• Eine Ordnerstruktur, auf die sich Einkauf und Qualität geeinigt haben.
• Eine Person, die unklare Fälle bearbeitet und Rückmeldung gibt, wo der Ablauf danebenliegt.

Ob sich Ihre Ablage und Ihr ERP dafür anbinden lassen, zeigt die Prüfung vorab. Der Probelauf mit echten Zeugnissen aus Ihrem Wareneingang zeigt dann, wie oft ein Mensch nachsehen muss.

Und wenn das Zeugnis später gesucht wird?

Ordentlich abgelegte Zeugnisse sind die Grundlage für alles Weitere. Wer zusätzlich eine Wissensdatenbank nutzt, kann später auch fragen: „Welches Zeugnis gehört zur Charge, aus der die reklamierten Wellen gefertigt wurden?“ Die Antwort verweist dann auf das Original-PDF.

Mehr zu solchen Abläufen rund um Postfächer, Ablagen und Büroprogramme finden Sie auf der Seite Abläufe automatisieren.