Kunden fragen nach REACH- und RoHS-Erklärungen: Was lässt sich bei der Beantwortung vorbereiten?

Bei REACH- und RoHS-Anfragen von Kunden lässt sich vor allem die Sucharbeit vorbereiten. Die Antwort beruht in der Regel auf Erklärungen, die Sie selbst von Ihren Lieferanten bekommen haben. Ein Ablauf kann die Anfrage erfassen, zu jedem genannten Artikel die vorhandenen Erklärungen finden und auflisten, was fehlt oder veraltet ist. Prüfen und unterschreiben müssen weiterhin Ihre Fachleute.

Worum geht es bei solchen Anfragen?

REACH ist die europäische Chemikalienverordnung (EG) Nr. 1907/2006. Sie verpflichtet unter anderem Lieferanten von Erzeugnissen, ihre Abnehmer zu informieren, wenn bestimmte besonders besorgniserregende Stoffe über einer Schwelle enthalten sind. RoHS ist die Richtlinie 2011/65/EU, die bestimmte gefährliche Stoffe in Elektro- und Elektronikgeräten beschränkt. Kunden, die selbst unter diese Regeln fallen, fragen deshalb bei ihren Zulieferern nach.

Dieser Überblick ist bewusst allgemein. Welche Pflichten Ihren Betrieb im Einzelnen treffen, klären Sie bitte mit Ihrer Rechtsberatung oder einer Fachstelle, etwa der Wirtschaftskammer.

Warum kostet das so viel Zeit?

Ein Beispiel: Ein Kunde aus der Elektroindustrie schickt eine Excel-Liste mit 80 Artikelnummern und bittet um eine aktuelle Erklärung zu jedem Teil. Die Qualitätsbeauftragte muss für jedes Teil herausfinden, welche Werkstoffe und Zukaufteile darin stecken, welche Lieferanten das sind und ob deren Erklärungen auf dem aktuellen Stand der Kandidatenliste beruhen. Die Erklärungen liegen teils im Postfach des Einkaufs, teils in einem Ordner „Compliance“, teils gar nicht.

Was kann ein Ablauf übernehmen?

Grob drei Dinge:

• Anfrage erfassen: Die Artikelliste aus der Mail oder Excel-Datei wird gelesen und mit den eigenen Artikelnummern abgeglichen.
• Erklärungen finden: Zu jedem Artikel werden die zugehörigen Lieferantenerklärungen gesucht, mit Datum und Quelle.
• Lücken zeigen: Die Übersicht markiert Artikel ohne Erklärung oder mit einer Erklärung, die älter ist als ein Stichtag, den Sie festlegen.

Auf Wunsch entsteht für fehlende Erklärungen ein Entwurf für die Anfrage an den Lieferanten und für die Antwort an den Kunden ein Entwurf, der sich auf die gefundenen Belege stützt. Beides geht erst nach Freigabe hinaus.

Welche Rolle spielt eine Wissensdatenbank?

Sie hilft, wenn die Erklärungen nicht sauber abgelegt sind. Statt Ordner durchzugehen, fragt man: „Welche RoHS-Erklärung haben wir vom Lieferanten der Steckverbinder, und von wann ist sie?“ Die Antwort nennt das Dokument und die Stelle. Das Original sollte vor der Weitergabe trotzdem geöffnet werden.

Was ist mit Anfragen in Kundenformularen?

Oft schicken Kunden eigene Formulare oder Excel-Vorlagen, die genau so ausgefüllt zurückkommen sollen. Ein Ablauf kann die Spalten erkennen, die Angaben aus Ihren Unterlagen vorbelegen und offene Felder markieren. Das Ergebnis ist ein vorbereitetes Formular, das jemand aus Qualität oder Einkauf durchsieht, ergänzt und freigibt. Gerade bei langen Artikellisten verschiebt sich die Arbeit so vom Suchen zum Prüfen.

Was bleibt bei Ihnen?

Die Bewertung. Ob eine Lieferantenerklärung ausreichend ist, ob ein Stoff im konkreten Teil relevant ist und was Sie gegenüber dem Kunden bestätigen, ist eine Entscheidung mit rechtlicher Tragweite. Eine KI kann Belege vorlegen, aber keine Konformität feststellen.

Wo fängt man an?

Bei den Erklärungen selbst. Wenn Lieferantenerklärungen an einer Stelle landen und mit Lieferant und Datum abgelegt sind, wird jede spätere Anfrage leichter, mit oder ohne KI. Wie Einkauf und Qualität Lieferantenunterlagen griffbereit halten, beschreibt der Anwendungsfall Einkauf und Lieferantenunterlagen.