Wie verhindert man, dass die KI aus einer veralteten Zeichnung oder einem alten Prüfplan antwortet?

Eine KI kann nur so aktuell antworten wie die Unterlagen, die sie bekommt. Liegen gültige und abgelöste Fassungen nebeneinander, kann sie sich auf die falsche stützen. Dagegen helfen zwei Dinge: Ordnung in der Ablage, damit alte Stände erkennbar sind, und Antworten mit Fundstelle, damit jeder sieht, worauf sich die Antwort beruft.

Warum passiert das überhaupt?

Weil viele Ablagen historisch gewachsen sind. Ein Beispiel: Im Ordner einer Baugruppe liegen „Gehaeuse_IndexC.pdf“, „Gehaeuse_IndexD.pdf“ und „Gehaeuse_neu.pdf“. Welche Datei gilt, weiß die Konstrukteurin, die das Teil betreut. Für eine Suchmaschine sind alle drei gleich wichtig. Bei Prüfplänen ist es ähnlich: Der neue Plan liegt im QM-Laufwerk, der alte hängt noch als Ausdruck an der Prüfstation und als Datei im Ordner der Linie.

Was kann die Wissensdatenbank dagegen tun?

Sie kann die Herkunft jeder Antwort offenlegen. Die Antwort auf „Wie oft wird das Bohrungsmaß am Gehäuse geprüft?“ lautet dann etwa: „Jedes zehnte Teil, laut Prüfplan PP-220, Stand März, Zeile 14.“ Wer weiß, dass es einen neueren Prüfplan gibt, erkennt den Fehler sofort. Ohne Fundstelle wäre das nicht möglich.

Außerdem lassen sich beim Einlesen Regeln festlegen. Beispielsweise können Ordner wie „Archiv“ oder „ungültig“ ausgeschlossen werden, oder Dokumente mit einem bestimmten Vermerk werden als abgelöst markiert.

Was muss im Betrieb geordnet sein?

Drei Punkte machen den größten Unterschied:

• Klare Kennzeichnung: Index oder Stand gehören in den Dateinamen oder gut lesbar ins Schriftfeld, nicht nur in die Ordnerstruktur.
• Getrennte Ablage für Abgelöstes: Alte Stände wandern in ein Archiv, das bewusst ausgeschlossen oder als historisch gekennzeichnet wird.
• Eine zuständige Person je Bestand: Jemand muss sagen können, welche Fassung gilt. Das ist in einem QM-System nach ISO 9001 ohnehin vorgesehen, wird in der Praxis aber nicht überall konsequent umgesetzt.

Diese Ordnung hilft übrigens auch ohne KI. Wer sie im Zuge der Einführung herstellt, hat danach auch für Audits und neue Mitarbeiter eine sauberere Ablage.

Was ist mit Ausdrucken in der Halle?

Die KI kennt nur Dateien. Hängt an der Prüfstation noch ein ausgedruckter Prüfplan von vor zwei Jahren, hilft die sauberste Wissensdatenbank nicht. Ein einfacher Gegencheck: Die Mitarbeiter an der Station fragen die Wissensdatenbank nach dem gültigen Prüfplan und vergleichen den Stand mit dem Ausdruck. Abweichungen fallen so auf, bevor sie im Audit oder bei einer Reklamation auffallen.

Umgekehrt zeigt der Vergleich manchmal auch, dass der Ausdruck richtig ist und die Datei im Laufwerk veraltet. Dann ist die Ablage nachzuziehen. In beiden Fällen gewinnt der Betrieb Klarheit darüber, welcher Stand wirklich gilt.

Wie testet man, ob es funktioniert?

Mit gezielten Fragen zu Teilen, bei denen es mehrere Stände gibt. Diese gehören zu den 20 Erfolgsfragen, die Ihr Team vor der Abnahme der Wissensdatenbank festlegt. Liefert die Antwort den alten Stand, ist das ein Hinweis, dass die Ablage oder die Einleseregeln nachgeschärft werden müssen.

Was bleibt beim Menschen?

Die Freigabe. Eine Wissensdatenbank liest nur, sie gibt keine Zeichnung frei und sperrt keinen Prüfplan. Wer eine Angabe für die Fertigung oder Prüfung verwendet, prüft sie im freigegebenen Originaldokument. Das gilt besonders bei Maßen, Toleranzen und sicherheitsrelevanten Werten.

Wie die Wissensdatenbank mit Zeichnungen, Prüfplänen und Handbüchern arbeitet, beschreibt die Seite Wissensdatenbank.