Wie finden Mitarbeiter in der Fertigung die gültige Arbeitsanweisung, ohne jedes Mal den Meister zu fragen?

Mitarbeiter finden die gültige Arbeitsanweisung schneller, wenn sie ihre Frage so stellen können, wie sie sie dem Meister stellen würden, und die Antwort mit der Fundstelle bekommen. Eine Wissensdatenbank macht genau das: Sie liest Arbeits-, Rüst- und Prüfanweisungen ein, versteht die Frage und zeigt, in welchem Dokument und an welcher Stelle die Antwort steht.

Warum fragt man in der Halle lieber den Meister?

Weil es schneller geht. Die Arbeitsanweisung liegt irgendwo im QM-Laufwerk, der Dateiname besteht aus einer Nummer, und wer sie öffnen will, muss wissen, unter welcher Baugruppe sie abgelegt ist. Den Meister zu fragen dauert eine Minute. Für ihn summiert sich das allerdings zu vielen Unterbrechungen am Tag, und wenn er auf Urlaub ist, fragt man den Kollegen, der es „eh weiß“, oder man macht es so wie beim letzten Mal.

Wie sieht eine Frage aus der Fertigung aus?

Ganz alltäglich. Beispiele, wie sie an einer Montagelinie gestellt werden könnten:

• „Welches Anzugsmoment gilt für die M8-Schrauben am Lagerdeckel bei Variante B?“
• „Wie oft muss die Dichtheitsprüfung am Gehäuse dokumentiert werden?“
• „Was ist beim Umrüsten der Presse auf das neue Werkzeug zu beachten?“

Die Wissensdatenbank antwortet in einem kurzen Satz und nennt das Dokument, etwa „Arbeitsanweisung AA-114, Abschnitt 4.2“. Wer sichergehen will, öffnet das Original direkt aus der Antwort.

Wie unterscheidet sich das von der Suche im Laufwerk?

Die Suchfunktion im Dateisystem findet Dateien, in denen ein Wort vorkommt. Wer „Drehmoment Lagerdeckel“ eingibt, bekommt im besten Fall eine Liste von Dateien und muss dann selbst lesen. Eine Wissensdatenbank arbeitet mit der Bedeutung der Frage. Sie findet die passende Stelle auch dann, wenn im Dokument „Anzugsdrehmoment“ und „Deckel Lagerseite“ steht.

Was passiert bei mehreren Fassungen?

Hier liegt die eigentliche Herausforderung. Wenn alte und neue Arbeitsanweisungen nebeneinander im selben Ordner liegen, kann auch die beste Suche nicht wissen, welche gilt. Die Antwort zeigt zwar, aus welchem Dokument sie stammt, und damit auch, ob es eine alte Fassung ist. Besser ist aber, abgelöste Stände klar zu kennzeichnen oder in ein Archiv zu verschieben. Mehr dazu im Artikel Wie verhindert man, dass die KI eine veraltete Zeichnung zitiert?.

Welche Grenzen gibt es?

Die Wissensdatenbank kennt nur, was in den eingelesenen Unterlagen steht. Steht ein Handgriff nirgends geschrieben, weil „das jeder weiß“, kann sie ihn nicht beantworten und sollte das auch offen sagen. Sicherheitsrelevante Angaben wie Drehmomente oder Prüfdrücke sollten vor der Verwendung im Originaldokument geprüft werden. Das gilt besonders, solange Ihr Team das System noch kennenlernt.

Was hat der Meister davon?

Weniger Unterbrechungen und mehr Zeit für die Fragen, bei denen er wirklich gebraucht wird. Die Wissensdatenbank zeigt außerdem, wo Anweisungen fehlen oder unklar sind. Wenn dieselbe Frage immer wieder ohne brauchbare Antwort bleibt, ist das ein Hinweis, dass etwas aufgeschrieben werden sollte. So wird aus der täglichen Fragerei nach und nach eine bessere Dokumentation, von der auch neue Kollegen und Leihpersonal profitieren.

Wo liegen die Daten?

Jeder Kunde bekommt einen eigenen Server bei Hetzner in Falkenstein, Deutschland. Texterkennung und Sprachmodell laufen über Microsoft Azure in der EU-Datenzone, Ihre Unterlagen werden nicht zum Training verwendet. Auf Wunsch läuft das System auch auf eigener Hardware im Werk.

Wie startet man sinnvoll?

Mit einer Linie oder einem Bereich, in dem viele Fragen gestellt werden, und mit 20 echten Fragen der Mitarbeiter als Maßstab. Wie das abläuft, beschreibt die Seite Wissensdatenbank.