Wie werden Handbücher, Zeichnungen und Prüfberichte als technische Dokumentation durchsuchbar?
Technische Dokumentation wird durchsuchbar, wenn sie als Text vorliegt, sauber nach Gültigkeit gekennzeichnet ist und von einer Suche erschlossen wird, die Fragen versteht. Entscheidend ist, dass jede Antwort auf das konkrete Dokument mit Index und Seite verweist.
In Kürze
- Gescannte Handbücher brauchen Texterkennung, sonst bleiben sie für jede Suche stumm.
- Gültigkeit (Index, Revision, Ausgabe) muss erkennbar sein, damit nichts Veraltetes zitiert wird.
- Fremdsprachige Herstellerdokumente sind häufig, die Frage kommt aber auf Deutsch.
- CAD-Geometrie wird nicht ausgewertet, Texte und Stücklisten schon.
Was zählt alles zur technischen Dokumentation?
In einem Produktionsbetrieb mehr, als man zunächst denkt: Betriebsanleitungen und Wartungshandbücher der Maschinen, eigene Zeichnungen mit Stücklisten, Prüfpläne und Prüfberichte, Arbeitsanweisungen, Konformitätserklärungen, Änderungsmitteilungen. Dazu kommen Unterlagen von Zulieferern in mehreren Sprachen.
Warum findet man trotzdem so wenig?
Drei Gründe tauchen fast überall auf:
- Scans ohne Text: Ältere Handbücher wurden eingescannt, aber nie per Texterkennung erschlossen.
- Unklare Gültigkeit: Index C und Index D liegen nebeneinander, ohne Kennzeichnung, was gilt.
- Suche nach Dateinamen: Wer den Namen nicht kennt, findet das Dokument nicht.
Was hilft bei der Ablage?
| Maßnahme | Wirkung |
|---|---|
| Index oder Revision im Dateinamen und im Schriftfeld | Suche und KI erkennen die gültige Fassung |
| Ungültige Fassungen in einen eigenen Ordner | weniger widersprüchliche Treffer |
| Ein Ablageort je Dokumentart | keine Kopien in Projektordnern |
| Texterkennung für alle Scans | Inhalte werden überhaupt erst durchsuchbar |
Wie hilft eine Wissensdatenbank?
Sie liest die Dokumente ein und beantwortet Fragen wie „Welches Drehmoment gilt für die Spindelbefestigung laut Wartungshandbuch?“ mit Verweis auf Dokument und Seite. Bei mehreren Fassungen zeigt sie, welche Quellen sie gefunden hat. Die Entscheidung, welche gilt, bleibt beim Fachpersonal.
Wo sind die Grenzen?
Geometrie aus CAD-Modellen wird nicht ausgewertet. Toleranzen und sicherheitsrelevante Werte werden vor der Verwendung im Original geprüft. Und was in keiner Unterlage steht, kann auch keine KI beantworten.
Wie das für Zeichnungsstände, Stücklisten und Handbücher im Betrieb aussieht, zeigt der Anwendungsfall KI für technische Dokumentation.
Häufige Fragen
Kann die KI englische Herstellerhandbücher beantworten, wenn wir auf Deutsch fragen?
Ja. Sie fragen auf Deutsch, die Wissensdatenbank antwortet auch aus englischen oder anderssprachigen Dokumenten und nennt die Quelle. Wie gut das bei Ihren Unterlagen klappt, zeigt der Test mit Ihren Erfolgsfragen.
Werden CAD-Dateien eingelesen?
Geometrie aus CAD-Dateien wird nicht ausgewertet. Zeichnungen als PDF mit Schriftfeld und Stückliste lassen sich als Text erschließen.