Audit-Vorbereitung nach ISO 9001: Nachweise schneller finden
Bei der Audit-Vorbereitung geht viel Zeit für das Zusammensuchen von Nachweisen verloren. Eine Wissensdatenbank findet Verfahrensanweisungen, Protokolle und Nachweise per Frage und nennt die Quelle. Ob die Nachweise ausreichen, beurteilt weiterhin das Qualitätsmanagement.
In Kürze
- Auditoren fragen nach Nachweisen, nicht nach Dateinamen.
- Nachweise liegen oft verteilt auf QM-Handbuch, Fileserver und Postfächer.
- Eine Wissensdatenbank kann Lücken nicht schließen, aber sichtbar machen.
- Die Bewertung der Normkonformität bleibt beim QM.
Wo die Zeit vor einem Audit hingeht
Die ISO 9001 verlangt dokumentierte Information, etwa zu Prozessen, Kompetenzen, Prüfungen und Korrekturmaßnahmen. In der Vorbereitung bedeutet das: Schulungsnachweise zusammentragen, Kalibrierprotokolle prüfen, die letzten Managementbewertungen heraussuchen, offene Maßnahmen aus dem Vorjahr nachverfolgen. Vieles davon liegt nicht im QM-Handbuch, sondern verteilt im Unternehmen.
Welche Fragen eine Wissensdatenbank beantworten kann
- „Wo ist die gültige Verfahrensanweisung für die Wareneingangsprüfung?“
- „Welche Schulungen hat die Montage im letzten Jahr erhalten?“
- „Welche Maßnahmen wurden aus dem letzten internen Audit festgelegt, und gibt es Nachweise zur Umsetzung?“
Die Antwort verweist jeweils auf die Dokumente. Fehlt ein Nachweis, findet sie eben keinen, und das ist vor dem Audit eine nützliche Information.
Was vorher geklärt sein sollte
- Welche Ablagen einfließen: QM-Handbuch, Prüfprotokolle, Schulungsordner.
- Wer Zugriff haben soll, besonders bei Personalthemen wie Schulungsnachweisen.
- Wie gültige und ungültige Fassungen gekennzeichnet sind.
Was die KI nicht übernimmt
Sie beurteilt keine Normkonformität, schreibt keine Verfahrensanweisungen verbindlich und ersetzt weder interne Audits noch die Managementbewertung. Sie verkürzt das Suchen.
Häufige Fragen
Kann die KI während des Audits verwendet werden?
Grundsätzlich kann sie beim Nachschlagen helfen. Ob das im Audit sinnvoll ist, sollten Sie mit Ihrer Zertifizierungsstelle klären.
Prüft die KI, ob wir die Norm erfüllen?
Nein. Sie findet Dokumente und fasst sie zusammen. Ob die Anforderungen erfüllt sind, beurteilen QM-Beauftragte und Auditoren.