Zeugnisse, Datenblätter und Lieferantenabsprachen griffbereit statt im Postfach verstreut
Werkszeugnisse, Konformitätserklärungen und Absprachen mit Lieferanten per Frage finden, jeweils mit dem Originaldokument als Beleg.
So sieht es in vielen Produktionsbetrieben aus
Zu jedem Zukaufteil gibt es Papiere: Werkszeugnisse zur Charge, Konformitätserklärungen, Materialdatenblätter, Qualitätssicherungsvereinbarungen und Rahmenverträge. Dazu kommen Mails, in denen Lieferzeiten, Mindestmengen oder ein Ersatzmaterial vereinbart wurden. Fragt die Qualitätssicherung nach dem Zeugnis zu einer bestimmten Charge oder will die Geschäftsführung wissen, was mit einem Lieferanten zu Preisgleitklauseln vereinbart ist, beginnt die Suche im Postfach des Sachbearbeiters.
So läuft es mit Goma-IT
- Wir legen gemeinsam fest, welche Ablagen und Postfächer einfließen, etwa das Zeugnisarchiv, der Ordner mit den Lieferantenverträgen und ein gemeinsames Einkaufspostfach.
- Die Wissensdatenbank liest Zeugnisse, Erklärungen und Verträge ein. Angaben wie Werkstoff, Charge und Norm werden damit über eine Frage auffindbar.
- Einkauf und Qualitätssicherung fragen zum Beispiel, welches Abnahmeprüfzeugnis zur Charge eines Rundmaterials vorliegt oder welche Lieferzeit mit einem Gießerei-Lieferanten zuletzt vereinbart wurde.
- Die Antwort verweist auf Zeugnis, Vertrag oder Mail. Wer die Angabe weitergibt, öffnet das Original.
- Ergänzen lässt sich eine Automatisierung: Eingehende Zeugnisse wandern dann aus dem Postfach in die richtige Ablage, sortiert nach Lieferant und Charge. Ob das bei Ihnen umsetzbar ist, klären wir im Einzelfall.
Was Ihr Werk vorher bereitstellt
- Zeugnisse und Verträge liegen als Datei vor, auch als Scan aus dem Wareneingang.
- Sie bestimmen, welche Postfächer einfließen und welche Inhalte, etwa Preisverhandlungen, nur für bestimmte Personen sichtbar sein sollen.
- Eine Person aus dem Einkauf begleitet die Einrichtung und formuliert Prüffragen mit.
Was die KI nicht übernimmt
- Die KI bestellt nichts, verhandelt nicht und versendet keine Mails an Lieferanten.
- Sie prüft nicht, ob ein Zeugnis inhaltlich die Anforderung erfüllt. Diese Bewertung bleibt beim Wareneingang oder in der Qualitätssicherung.
- Preise und Bestände aus dem ERP-System, dem Programm für Bestellungen und Lager, kennt sie nur, wenn dafür eine Anbindung eingerichtet wird.
Fragen dazu
Findet die KI das Zeugnis zu einer bestimmten Charge?
Wenn die Chargennummer im Zeugnis steht und das Zeugnis lesbar eingelesen wurde, ja. Bei unscharfen Scans aus dem Wareneingang kann die Erkennung einzelne Ziffern verfehlen, deshalb steht die Quelle immer dabei.
Können Lieferanten selbst Unterlagen hochladen?
Ein Lieferantenportal ist nicht Teil der Wissensdatenbank. Wenn Zeugnisse per Mail kommen, lässt sich prüfen, ob eine Automatisierung sie aus dem Postfach übernimmt.
Sieht jeder Mitarbeiter die Rahmenverträge?
Welche Bestände einfließen, bestimmen Sie. Sensible Verträge können draußen bleiben oder nur für einen kleinen Kreis freigegeben werden.
Passt das zu Ihrem Werk?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie dieser Ablauf bei Ihnen heute läuft.
Lieber gleich reden? Rufen Sie an:
+43 699 17119818