Wie findet man in Lastenheften und Liefervorschriften schnell die Anforderung, die für ein bestimmtes Teil gilt?

Die gesuchte Anforderung findet man am schnellsten, wenn man nicht mehr Dokument für Dokument liest, sondern fragt. Eine Wissensdatenbank liest Lastenhefte, Liefervorschriften und QS-Vereinbarungen ein und beantwortet Fragen dazu mit Verweis auf Dokument und Kapitel. Die fachliche Bewertung bleibt bei Ihren Leuten.

Warum ist das in Zulieferbetrieben so mühsam?

Weil jeder Kunde seine eigenen Regeln hat und sie auf viele Dokumente verteilt. Ein Beispiel: Für ein Hydraulikteil gelten das allgemeine Lastenheft des Kunden, eine Liefervorschrift zu Verpackung und Kennzeichnung, eine Qualitätssicherungsvereinbarung und dazu ein Normverweis auf eine Sauberkeitsprüfung. Dazu kommen Ergänzungen, die per Mail vereinbart wurden.

Wer in der Arbeitsvorbereitung wissen will, welche Restschmutzgrenze gilt, muss alle diese Unterlagen kennen. Oft weiß es nur der Projektleiter, der das Teil damals angefragt hat.

Welche Fragen lassen sich so beantworten?

Beispiele, wie sie in Qualität, Arbeitsvorbereitung oder Vertrieb vorkommen:

• „Welche Kennzeichnung verlangt der Kunde auf dem Etikett der Gitterbox?“
• „Wie lange müssen Prüfaufzeichnungen für diesen Kunden aufbewahrt werden?“
• „Gibt es eine Vorgabe zur Bemusterung bei Änderung des Werkstofflieferanten?“
• „Was steht in der QS-Vereinbarung zur Reaktion auf eine Reklamation?“

Die Antwort fasst die Stelle zusammen und nennt die Quelle, etwa „Liefervorschrift Verpackung, Kapitel 5.3“.

Was ist mit Ergänzungen per Mail?

Wenn ein Postfach oder Projektordner mit Kundenabsprachen eingelesen wird, findet die Wissensdatenbank auch diese. Das ist oft der größte Gewinn, weil solche Absprachen sonst nur im Gedächtnis einzelner Personen leben. Welche Postfächer dazugehören, legen Sie fest.

Wie geht man mit vertraulichen Unterlagen um?

Lastenhefte und Kundenzeichnungen stehen häufig unter Geheimhaltungsvereinbarung. Deshalb ist zweierlei wichtig: Wer darf welche Unterlagen sehen, und wo werden sie verarbeitet? Zugriffsrechte lassen sich je Bestand festlegen. Für den Ort der Verarbeitung gibt es zwei Varianten: einen eigenen Server bei Hetzner in Deutschland mit Sprachmodell über Microsoft Azure in der EU-Datenzone, oder den Betrieb auf eigener Hardware im Werk. Was Ihre Kundenverträge erlauben, sollten Sie vorher klären. Hilfe dabei bietet der Artikel Dürfen Zeichnungen unter Geheimhaltung in eine KI?.

Was hilft der Arbeitsvorbereitung bei einem neuen Teil?

Bei der Planung eines neuen Teils für einen bekannten Kunden muss die Arbeitsvorbereitung wissen, welche Sonderforderungen gelten. Statt das Lastenheft von vorne zu lesen, kann sie gezielt fragen: „Welche Prüfungen verlangt der Kunde bei der Erstbemusterung?“, „Gibt es Vorgaben zu Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit?“, „Welche Reinigungsschritte sind für Hydraulikteile vorgeschrieben?“ So entsteht eine Liste der relevanten Anforderungen mit Fundstellen, die das Team dann gegen den geplanten Prozess hält.

Ein Beispiel für den Nutzen: Eine neue Kollegin in der Arbeitsvorbereitung, die den Kunden noch nicht kennt, kommt mit diesen Fragen deutlich schneller ins Thema, ohne den Projektleiter bei jeder Kleinigkeit zu unterbrechen.

Wo sind die Grenzen?

Die Wissensdatenbank liest, was dasteht. Ob Ihr Prozess eine Anforderung erfüllt, ob eine Abweichung beim Kunden beantragt werden muss oder welche Fassung eines Lastenhefts vertraglich gilt, kann sie nicht beurteilen. Auch Normen, die nur zitiert, aber nicht eingelesen sind, kennt sie nicht. Sie sagt dann, dass die Information fehlt.

Wie fängt man an?

Mit den Unterlagen eines wichtigen Kunden und Fragen, die Ihr Team zu diesem Kunden wirklich stellt. Wie technische Dokumentation insgesamt durchsuchbar wird, zeigt der Anwendungsfall Technische Dokumentation.