Preisanfrage mit Zeichnung im Anhang: Kann eine KI die Eckdaten fürs Angebot herausziehen?

Eine KI kann die Vorarbeit für ein Angebot übernehmen: Sie liest die Anfrage, sammelt die Angaben aus Mail und Zeichnung und stellt sie auf einem Anfrageblatt zusammen, mit einem Hinweis, welche Angaben fehlen. Die eigentliche Kalkulation, also Fertigungsweg, Zeiten und Preis, bleibt bei Ihren Fachleuten.

Wie kommen Anfragen in der Lohnfertigung typischerweise an?

Selten vollständig. Ein Beispiel: Ein Einkäufer schreibt „Bitte um Angebot für 500 Stück laut Zeichnung, Liefertermin KW 12“. Im Anhang liegen eine PDF-Zeichnung und ein STEP-Modell. Der Werkstoff steht im Schriftfeld, die Oberflächenbehandlung in einer Fußnote, die Toleranzklasse nur als Normverweis. Ob eine Prüfdokumentation verlangt wird, steht in einer allgemeinen Einkaufsbedingung, die vor einem Jahr geschickt wurde.

Der Vertriebsinnendienst liest das alles, schreibt die Eckdaten heraus und merkt dabei, dass die Losgröße für Folgeabrufe fehlt. Erst dann kann die Arbeitsvorbereitung kalkulieren.

Was kann eine KI aus der Anfrage herauslesen?

Aus Text sehr viel, aus der Zeichnungsgeometrie nichts Verlässliches. Konkret:

• aus der Mail: Kunde, Ansprechperson, Stückzahl, Wunschtermin, Abrufmengen, besondere Wünsche,
• aus dem Schriftfeld der Zeichnung: Zeichnungsnummer, Index, Benennung, Werkstoff, Allgemeintoleranzen,
• aus Hinweisen auf der Zeichnung: Oberfläche, Wärmebehandlung, Kantenbruch, Prüfmerkmale, soweit sie als Text dort stehen.

Das setzt voraus, dass die Zeichnung als PDF mit lesbarem Text kommt oder per Texterkennung lesbar gemacht werden kann. Texterkennung wandelt dabei die Schrift im Bild in Text um. Bei gescannten Zeichnungen mit kleiner Schrift steigt die Fehlerquote.

Wie sieht das Ergebnis aus?

Ein Anfrageblatt mit festen Feldern, das Ihr Innendienst prüft und ergänzt. Fehlt etwas, das Sie für jedes Angebot brauchen, steht es dort als offene Frage. Dazu kommt auf Wunsch ein Entwurf für die Rückfrage an den Kunden, zum Beispiel: „Bitte nennen Sie uns die geplanten Abrufmengen und ob ein Abnahmeprüfzeugnis 3.1 benötigt wird.“ Abgeschickt wird erst nach Freigabe.

Wo endet die Hilfe?

Bei allem, was Erfahrung mit dem eigenen Maschinenpark braucht. Ob ein Teil in einer Aufspannung gefertigt werden kann, welche Bearbeitungszeit realistisch ist oder ob eine Toleranz mit den vorhandenen Messmitteln prüfbar ist, kann eine KI aus einer Zeichnung nicht zuverlässig beurteilen. Hier verlässt man sich besser auf die Arbeitsvorbereitung. Auch Preise schlägt der Ablauf nicht vor.

Kann man frühere ähnliche Anfragen finden?

Ja, das ist ein sinnvoller nächster Schritt. Mit einer Wissensdatenbank auf Ihren früheren Angeboten und Zeichnungen lässt sich fragen: „Haben wir schon ein ähnliches Drehteil aus 1.4404 mit dieser Stückzahl angeboten?“ Die Antwort verweist auf das frühere Angebot, die Kalkulation macht wieder ein Mensch. Wie gut eine KI Zeichnungen erschließen kann, erklärt der Artikel Kann eine KI technische Zeichnungen lesen?.

Welche Felder gehören aufs Anfrageblatt?

Das legen Sie fest, und es lohnt sich, darüber kurz nachzudenken. Typisch sind Kunde, Zeichnungsnummer und Index, Werkstoff, Stückzahl und Abrufmengen, Wunschtermin, Oberfläche und Wärmebehandlung, geforderte Zeugnisse und Prüfdokumentation, Verpackungsvorgaben. Wer jedes Feld mit „gefunden in Mail“ oder „gefunden auf Zeichnung, Blatt 1“ versieht, macht dem Innendienst die Kontrolle leicht. Fehlende Felder sind dann auf einen Blick sichtbar.

Wie fängt man an?

Mit einer Sammlung echter Anfragen aus den letzten Monaten. Daran sieht man im Probelauf schnell, welche Angaben die KI sicher findet und wo sie öfter danebenliegt. Mehr zu solchen Abläufen steht auf der Seite Abläufe automatisieren.