Wie kommen Artikeldaten aus abas, proALPHA oder Business Central zu den passenden Zeichnungen und Zeugnissen?

Artikeldaten aus dem ERP und Dokumente wie Zeichnungen oder Werkszeugnisse finden über gemeinsame Nummern zusammen. Eine KI kann diese Verbindung nutzen, wenn sie die nötigen Felder aus dem ERP lesen darf. Bei Systemen wie abas ERP, proALPHA, Microsoft Dynamics 365 Business Central oder SAP Business One hängt der Weg dorthin von Version und vorhandenen Zugängen ab. Das klären wir vor jedem Angebot in einer Prüfung.

Warum gehören ERP und Dokumente zusammen?

Weil jede Seite nur die halbe Antwort kennt. Ein Beispiel aus der Arbeitsvorbereitung: Im ERP steht, dass der Artikel 30-1150 aus Werkstoff 1.7225 besteht, über Lieferant A bezogen wird und im Fertigungsauftrag 24871 gerade läuft. Warum vor zwei Jahren von Lieferant B gewechselt wurde, welches Zeugnis zur aktuellen Charge gehört und was sich mit dem letzten Zeichnungsindex geändert hat, steht in Mails, Zeugnissen und Änderungsmitteilungen.

Eine Frage wie „Welches Zeugnis gehört zum Material im Fertigungsauftrag 24871?“ lässt sich nur beantworten, wenn beide Welten verbunden sind.

Welche Nummern bilden die Brücke?

Je nach Betrieb unterschiedliche, häufig diese:

• Artikel- oder Sachnummer: steht im ERP und oft im Dateinamen oder Schriftfeld der Zeichnung.
• Zeichnungsnummer und Index: im Idealfall als Feld am Artikel im ERP gepflegt.
• Bestell- und Chargennummer: verbinden Wareneingang im ERP mit dem Werkszeugnis.
• Auftrags- und Seriennummer: verbinden Fertigung und Service mit Prüfprotokollen und Serviceberichten.

Wo diese Nummern sauber in beiden Welten stehen, ist die Verbindung naheliegend. Wo sie fehlen, lohnt sich zuerst ein Blick auf die Stammdaten.

Wie kommt die KI an die ERP-Daten?

Es gibt grundsätzlich drei Wege. Eine Schnittstelle ist ein offizieller Zugang, über den Programme Daten austauschen. Ein lesender Datenbankzugriff erlaubt, Daten abzufragen, ohne etwas zu verändern. Ein regelmäßiger Export legt ausgewählte Felder als Datei ab, die dann eingelesen wird.

Welche dieser Wege Ihr System in der eingesetzten Version anbietet, ob Lizenzen oder Freigaben des ERP-Betreuers nötig sind und welcher Weg der sinnvollste ist, sagen wir erst nach der Prüfung. Vorher sagen wir nichts zu. Für Details zu einzelnen ERP-Systemen gibt es auf erp-ki.at eigene Seiten.

Welche Daten braucht es wirklich?

Meist weniger, als man denkt. Für die Zuordnung von Dokumenten reichen oft Artikelnummer, Bezeichnung, Zeichnungsnummer, Lieferant und bei Bedarf Bestell- und Chargennummern. Preise, Konditionen oder Personaldaten aus dem ERP sind dafür nicht nötig und sollten auch nicht mitgelesen werden.

Wer muss im Betrieb mitreden?

Neben der IT vor allem der ERP-Betreuer, ob intern oder bei einem Systemhaus. Er weiß, welche Felder wie gepflegt werden und ob ein Leserecht für ein anderes Programm Lizenzfragen aufwirft. Ebenso wichtig sind die Fachabteilungen, die später fragen: Arbeitsvorbereitung, Qualität, Einkauf. Sie wissen, welche Nummern in der Praxis verlässlich sind und welche nur auf dem Papier gepflegt werden.

Was macht die KI nicht?

Sie bucht nichts im ERP, legt keine Artikel an und ändert keine Bestände. Gedacht ist an lesenden Zugriff, damit Fragen beantwortet und Dokumente richtig zugeordnet werden. Soll ein Ablauf später auch etwas im ERP anlegen, etwa einen Wareneingangsvermerk, ist das eine eigene Entscheidung mit eigener Prüfung und Freigabe.

Womit fängt man an?

Mit einer konkreten Frage, die heute zwei Abteilungen braucht, und den Nummern, die sie verbindet. Daran lässt sich zeigen, welche ERP-Felder nötig sind. Einen Überblick über Zugangswege und Beispiele für ERP-Systeme in der Industrie gibt die Seite ERP-Anbindung.