Was bedeutet der AI Act für einen Produktionsbetrieb, der KI nur im Büro nutzt?

Für einen Produktionsbetrieb, der KI im Büro nutzt, etwa zum Durchsuchen von Unterlagen oder zum Vorsortieren von Mails, sind die Pflichten aus dem AI Act überschaubar. Zu beachten sind vor allem die KI-Kompetenz der Mitarbeiter, die Kennzeichnung von Chatbots und Vorsicht bei allem, was Personalentscheidungen betrifft. Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick zum Stand Oktober 2026 und ersetzt keine Rechtsberatung.

Was ist der AI Act?

Die europäische KI-Verordnung, offiziell Verordnung (EU) 2024/1689. Sie teilt KI-Anwendungen nach ihrem Risiko ein: Einige Praktiken sind verboten, für Hochrisiko-Systeme gelten strenge Anforderungen, für bestimmte Anwendungen gibt es Transparenzpflichten, und der große Rest bleibt weitgehend unreguliert. Entscheidend ist also nicht, ob Sie KI nutzen, sondern wofür.

Im Juli 2026 wurde die Verordnung durch den sogenannten Digital-Omnibus geändert, die Verordnung (EU) 2026/1744. Sie wurde am 24. Juli 2026 im Amtsblatt der EU veröffentlicht (EUR-Lex) und hat unter anderem Zeitpläne für Hochrisiko-Pflichten verschoben und das Verhältnis zum Produktsicherheitsrecht neu geregelt.

Welche Büroanwendungen sind unkritisch?

Typische Anwendungen in einem Werk fallen in der Regel nicht unter die Hochrisiko-Kategorien:

• eine Wissensdatenbank, die Zeichnungen, Prüfpläne und Handbücher durchsucht,
• Abläufe, die Werkszeugnisse ablegen oder Reklamationen vorsortieren,
• Entwürfe für Fachbeiträge oder Newsletter,
• ein Sprachmodell, das Lastenhefte zusammenfasst.

Hier gelten vor allem allgemeine Sorgfalt, die DSGVO, wo personenbezogene Daten verarbeitet werden, und die eigenen Verträge mit Kunden.

Dazu kommt eine Bestimmung, die jeden Betrieb betrifft, der KI nutzt: Art. 4 zur KI-Kompetenz. Er gilt seit 2. Februar 2025 und betrifft die Kompetenz der Mitarbeiter, die mit KI arbeiten. Der Digital-Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744) hat diese Pflicht im Juli 2026 abgeschwächt, aber nicht aufgehoben: Gefragt sind Maßnahmen, die diese Kompetenz fördern. In der Praxis kann das eine kurze Einweisung sein, wofür die Werkzeuge gedacht sind, wo ihre Grenzen liegen und welche Daten nicht hineingehören. Was davon genau für Ihren Betrieb gilt, klären Sie bitte mit Ihrer Rechtsberatung.

Wo wird es strenger?

An zwei Stellen, die in Industriebetrieben vorkommen können.

Chatbots und andere Systeme, die mit Menschen sprechen. Seit 2. August 2026 gilt Art. 50 Abs. 1: Menschen müssen erkennen können, dass sie mit einer KI kommunizieren. Ein Chatbot auf Ihrer Website braucht deshalb einen klaren Hinweis.

Personalthemen. KI, die Bewerbungen filtert, Bewerber bewertet oder über Beförderungen und Kündigungen mitentscheidet, zählt laut Anhang III zu den Hochrisiko-Systemen. Ein Chatbot, der Bewerbern nur Fragen zum Schichtmodell beantwortet, gehört nicht dazu. Ein System, das Lebensläufe aussortiert, schon.

Und KI in den eigenen Produkten?

Das ist ein eigenes Thema. Wer Maschinen herstellt und KI als Sicherheitsfunktion einbaut, bewegt sich im Zusammenspiel von AI Act und Maschinenverordnung (EU) 2023/1230. Genau dieses Zusammenspiel hat der Digital-Omnibus angepasst. Für Hersteller, die das betrifft, ist eine Prüfung durch Fachleute für Produktsicherheit nötig. Die Leistungen von Goma-IT betreffen diesen Bereich nicht. Sie drehen sich um Büroabläufe, Dokumente und Website.

Was ändert der Digital-Omnibus für Büroanwendungen?

Für die typischen Anwendungen im Büro eines Werks wenig. Die Änderungen betreffen vor allem Zeitpläne und Anforderungen bei Hochrisiko-Systemen, die Abgrenzung zum Produktsicherheitsrecht und Erleichterungen für bestimmte Unternehmensgrößen. Die Kennzeichnungspflicht für Chatbots bleibt bestehen, ebenso die abgeschwächte Pflicht zur KI-Kompetenz nach Art. 4. Wer in Fachartikeln oder Schulungsunterlagen aus 2025 Fristen gelesen hat, sollte diese mit dem aktuellen Stand abgleichen, weil einige davon inzwischen überholt sind.

Was sollte ein Betrieb jetzt tun?

Eine kurze Bestandsaufnahme reicht für den Anfang:

1. Welche KI-Anwendungen nutzen wir, auch inoffiziell, etwa ChatGPT im Browser?
2. Wofür werden sie genutzt, und betrifft etwas davon Personalentscheidungen?
3. Gibt es einen Chatbot oder eine andere KI, die mit Kunden oder Bewerbern spricht?
4. Wie werden Mitarbeiter, die KI nutzen, eingewiesen, etwa mit einer kurzen Schulung (KI-Kompetenz nach Art. 4)?
5. Wer im Haus ist für das Thema zuständig?

Daraus ergibt sich, wo Handlungsbedarf besteht. Für Detailfragen sind Ihre Rechtsberatung oder Informationsangebote der Wirtschaftskammer gute Anlaufstellen.

Welche KI-Leistungen Goma-IT für Industriebetriebe anbietet und wo die Daten jeweils verarbeitet werden, zeigt die Seite Leistungen.